Administración del Tiempo

Hace poco tiempo tome un curso bastante útil acerca de la administración del tiempo. No sabía que tanto se puede hacer con ello y cómo podemos evitar el estrés generado por no saber qué hacer. Me pasaron ciertas recomendaciones que me han parecido muy útiles y me gustaría compartir con ustedes:

1. El uso del correo electrónico. Si bien esta herramienta es un método muy útil de comunicación, muchas veces nos ahogamos entre tantos correos y no sabemos cuál debemos responder. Lo que aprendí fue a dividir en 3 categorías en correo. Entre aquellos que pienso eliminar, los que pienso responder y guardar para alguna otra acción y aquellos que puedo responder al momento y luego eliminar. Lo importante es saber que aquellos que pienso responder para poder optimizar el tiempo debe ser en 3 frases. En caso de que se necesiten más de 3 frases para responder un correo, es mejor utilizar el teléfono. Ahorra más tiempo y evita esa lluvia de correos que saturan nuestra bandeja.

2. Aplicaciones de Pendientes. Estas aplicaciones son muy útiles, pero lo mejor es simplificar las listas de pendientes estableciendo únicamente las prioridades. A medida que vaya avanzando, los demás pendientes pasaran a ser prioridades y a estar en la parte superior de la lista.

3. Redes Sociales. En general estas son muy buenas para matar el tiempo o comunicarnos los unos con los otros. Pero en lo laboral, lo mejor es limitarte a horas y minutos dedicado a estas aplicaciones. El uso excesivo de estas puede llevar a cierto grado de adicción.

4. Mensajes Instantáneos. Para sacarle el mejor provecho a estos, debemos usarlo con moderación. En caso de que no puedas contestar en el momento, utiliza los diferentes métodos de respuestas automáticas que le permiten a los demás saber que estas ocupado y si es una urgencia mejor te llamen.

5. Teléfono. Para sacarle mejor uso al teléfono, tenemos que utilizar el buzón de voz. Esta herramienta es muy útil y permite que devuelvas la llamada solo si es algo crucial. De esta manera el teléfono del trabajo puede aprovecharse a ser una herramienta que elimina problemas al instante y no se pierde mucho tiempo contestando muchas llamadas.}

Espero que estas recomendaciones les sirva tanto en su ámbito laboral como estudiantil. Ya que permite que nos enfoquemos más en nuestro trabajo y evitemos gastar nuestro valuado tiempo en vano.

Negociaciones Cross-Culturales

Muchas personas piensan que las negociaciones cross-culturales son muy fáciles. Sin embargo no toman a consideración que tanto pueden cambiar las culturas de un lugar a otro. Por ejemplo, como se percibe un saludo en China o en Japón es muy diferente a un saludo Latinoamericano. Estas pequeñas diferencias pueden hacer que una negociación termine en un caos total. Yo recomiendo mucho antes de ir o recibir cualquier invitado de otra cultura (puede ser de tu mismo país, pero con una cultura distinta) investigar primero sobre esa cultura y tratar de aprender todo lo que podamos de la misma.

Durante mis años, pude apreciar como muchos proyectos no llegaban a su auge por lo mismo. Como también personas que venían de otros países y no lograron acoplarse por el famoso choque cultural. Por eso es bueno saber que si te gusta el frio, por ejemplo, y no te gusta la arena o el calor tal vez una ciudad como Miami no sea de tu agrado. Mientras que si te gusta mucho la playa y el calor, si te mudas a una ciudad como Londres puedas sufrir mucho. Lo mismo pasa con las personas que se confían y esperan que los demás se acoplen a ellas. Nunca puedes estar seguro que tu compañero de negocios sea abierto totalmente a conocer tu cultura. Pero tampoco se trata de negar o cambiar la cultura de uno mismo. Se trata más de encontrarse en un punto medio donde ambos se sientan cómodos platicando y compartiendo ideas.

Lidiando con estrés.

Trabajando en equipo de cualquier manera es un tipo de estrés, aveces mayor y aveces menor dependiendo de muchos factores.
Aquí les damos unos tips para evitar o liberar estrés en cualquier ámbito ya sea en casa o en trabajo, a causa de trabajo en equipo.

– Respetarse en el grupo.
Mas que nada cuando hay que solucionar problemas es cuando uno interrumpe al otro o no le da lugar respectivo a sus propuestas o soluciones, ahí es cuanto comienza a haber una tensión entre las personas integrantes de la situación.

– Tomarse un tiempo para uno mismo.
Es muy importante que en cualquier situación social uno se de un tiempo como individuo, así solo sea para tomarse un café tranquilamente o para salir un rato de la situación.

– Hacer ejercicios dentro del grupo.
Hay muchos ejercicios que se pueden hacer en grupo, ya sean verbales para reforzar la comunicación y confianza o juegos que relajaran el ambiente.

– darse su lugar.
En toda situación uno debe ser claro cuales son sus limites personales, para que no haya un roce a futuro.

– Dividir situaciones.
A esto nos referimos cuando tenemos amigos en el trabajo y dentro del aula de trabajo tenemos que comportarnos como colegas; dividir cuando es trabajo y cuando son amigos.

Los sentimientos

Los sentimientos forman parte de cada ser humano y no es algo que podamos simplemente dejar en casa cuando asistimos al trabajo y mucho menos cuando dicho trabajo requiere la interacción con otras personas que están intentando trabajar por un objetivo común como equipo. Por eso es tan importante que lo tomes en cuenta si tu objetivo es obtener el éxito en lo que te propongas.

Para ello, tienes que tener muy claro el concepto de sentimiento “un sentimiento es un estado del ánimo que se produce por causas que lo impresionan, y éstas pueden ser alegres y felices, o dolorosas y tristes. El sentimiento surge como resultado de una emoción que permite que el sujeto sea consciente de su estado anímico”.
Es decir, es algo de lo que eres consciente y que al estar ligado a tus emociones puedes controlar si así lo requieres. Y el control de estos sentimientos es el que determinará tu éxito dentro de un equipo y por lo tanto el del propio equipo.

Recuerda, siempre tendrás que lidiar con personas o con acciones particulares dentro del equipo que no serán de tu agrado, pero es tu deber dejar de lado el sentimiento y dejar que te guíe tu buen juicio. Además, si hablamos de una persona, tu deber es encontrar la forma de lidiar con el conflicto, llegar a acuerdos y mejorar tu relación con ella, sólo así podrás cumplir los objetivos del equipo.

MOTIVACIÓN

Hoy en día el trabajo puede ser algo muy tedioso, tener que levantarse temprano, soportar a algún compañero o aveces al propio jefe que nos cae mal. Especialmente cuando sentimos que el trabajo que tenemos ya no nos brinda mas crecimiento en nuestra vida, que llegamos a nuestros limites y ya solo tenemos que soportarlo para ganar dinero.

Creo que todos ya hemos pasado por eso. Bueno el secreto esta en conservar la motivación a diario, suena fácil, no lo es tanto. La motivación es un estado de animo que nos brinda alegría y nos ayuda a centrarnos ante las metas diarias, para hay algunos pasos que te recomendamos seguir.

Primero: Levántate pensando solo en ti: cuando te levantes de la cama, no pienses en lo que tienes que hacer en el trabajo, piensa en que desayunaras, en que vestirás, pon alguna canción que te relaje y báñate tranquilamente.

Segundo: Pega algunos cartelitos con frases motivadoras en puntos estratégicos, mas nosotras las mujeres cuando estamos mal se refleja en nuestra apariencia, ayuda pegar un cartelito en el espejo al que pasamos todos los días antes de irnos a trabajar que diga: “ soy fuerte y hermosa” o algo parecido que te ayuda a que te valores como persona y que te de ánimos todos los días.

Tercero: Aliméntate bien. Tener una alimentación sana y balanceada ayuda a tener mas energía, y la energía te hará sentir bien, así que es un punto esencial.

Cuatro: Fija tus metas. Tener las metas fijas es algo que te ayudara bastante, si no quieres seguir por mucho en el puesto que estas fija día a día la meta de ser mejor para conseguir ese puesto que quieres. Te dará mucha satisfacción ver tus avances.

Herramientas para el trabajo en equipo

En este post quiero escribir un poco sobre las mejores herramientas y aplicaciones para el trabajo en equipo. En esta era ya no es tan común juntarse para trabajar en equipo como lo era en el pasado. Muchas veces en nuestro trabajo tendremos que trabajar con personas que se encuentran al otro lado del mundo y a través de internet nos comunicaremos para buscar soluciones a los problemas diarios.

Entre las mejores herramientas de trabajo en equipo esta Skype. La aplicación de Microsoft para hablar y comunicarse no solo con nuestros seres queridos sino también muy útil para trabajo ya que pueden crearse conversaciones en grupo, llamadas con video e incluso compartir tu pantalla para mostrar algún tutorial.

Google Drive es una de las mejores herramientas actualmente para trabajar en equipo ya que sustituye a Office y Dropbox debido al uso de las hojas de cálculo y documentos o presentaciones en los cuales se puede trabajar al mismo tiempo en tiempo real con grupo ilimitados. Es una forma perfecta para trabajar en equipo de manera remota.

Google Drive

Dropbox es la mejor herramienta para compartir todo tipo de archivos, documentos, multimedia y demás. Es muy buena para administrar tus archivos y tener una segunda copia de todos tus documentos importantes, accesibles en cualquier lugar del mundo a cualquier hora.

Buscar maneras de no estresarse en el trabajo

Es muy importante tener equilibrio en el trabajo. Y aunque habra momentos que no soportemos a algunos de nuestro compañeros o sobre todo al jefe, hay alternativas para sentirse mejor y no sufrir en la oficina. Relajarse es toda una medicina para muchos problemas que tenemos día a día sobre todo en la vida laboral pero también en la personal.

ejercisio en la oficina

A través de distintas actividades podemos relajarnos y olvidarnos por unas horas o incluso algunos minutos de todo lo malo. Entre lo más conocido esta la meditación, y para esto no es necesario ir a un grupo y tener clases (aunque sin duda es beneficiario). Basta con sentarse en casa en un rinconcito de paz y poner música relajante y darte al menos 15 minutos al día, tratando de no pensar en nada y de simplemente vivir en el momento. Si en la oficina hay algun espacio donde puedas estar solo y tranquilo, esos 15 minutos de relajacion te ayudaran para no sentir que el día nunca terminará.

Otra forma muy buena de relajarse en el trabajo que yo utilizo muy a menudo es caminar. Se dice que está comprobado científicamente que caminar algunos minutos al día le ayuda a tu cerebro de manera completamente increíble. Si tu trabajo no es muy lejos de tu casa, trata de algúnos días a la semana ir al trabajo caminando o en bicicleta, Inmediatamente verás el gran cambio.

Síndrome de superioridad

¿Quién no ha tenido que lidiar con un compañero quien se considera un “sabelotodo”? Creo que todos alguna vez en nuestra vidas ya sea como profesionales ó como estudiantes ó en ambas hemos tenido que lidiar con ese peculiar personaje. Una experiencia para nada agradable y por el contrario muy estresante.

El “sabelotodo” es aquél compañero que comparte su pensamiento a todo momento (inclusive cuando no se le pide) y discute arduamente para defender su opinión, una opinión que la mayoría de las veces no es la correcta o la deseada por el grupo pero para él/ella si lo es y lo hace notar (lo hace notar demasiado).

Lo peor que podría hacer el resto del grupo es hacerle caso o dejarse llevar por sus palabras vacías. En un grupo de trabajo debe de triunfar la mayoría sino ¿cuál sería el fin de trabajar en equipo?. Algunas personas dejan intimidarse por estos personajes y cambian su forma de trabajo y pensamiento para adoptar el propuesto por el “sabelotodo”, la mayoría de las veces terminan arrepintiéndose y con malos resultados.

En mi caso el compañero decidió salir del equipo llevándose con él la mitad del capital con el que contábamos, un problema que resolvimos pidiendo un préstamo exprés a una compañía dedicada a dar préstamos rápidos y de fácil acceso mediante el uso de tu celular (les dejo el link por si llegasen a necesitarlo: Ferratum). Nadie es indispensable en un grupo de trabajo, nisiquiera teniendo dinero.

Lo mejor que el resto del grupo podría hacer es hablar con la persona y dejar muy en claro el pensamiento y sentir del grupo, haciéndole entender la necesidad de un cambio por su parte. Las consecuencias puede que no sean del todo amenas ya que podría provocar fricciones en la relación personal y un ambiente de trabajo tenso, sin embargo también podría acabar con el problema.

Al final es inevitable toparse con estos compañeros de trabajo lo que si está en nuestras manos es cómo responder ante tal situación. Ya dependerá de cada personalidad y la unión de los demás integrantes del equipo el camino a tomar.

Espíritu de equipo

Sabemos que hoy en día existen posibilidades de negocios de todo tipo. Cuando surgen necesidades, hay gente que está lista para afrontarlas y ofrecer una solución que da buenos resultados. Es por eso que existen empresas especializadas en ofrecer servicios de organización de eventos para la “Construcción de Equipos” que cobran buenas sumas de dinero para prestar sus servicios.

Hoy quiero compartir algunas de las estrategias que pueden ser utilizadas en las empresas para mejorar y fortalecer a los equipos de trabajo, sin necesidad de contratar a terceros.

Voluntariado: coordinar actividades Ad Honorem entre los empleados y diferentes lugares en la comunidad; mientras se promueve una causa que interés común.  Ayuda a que los compañeros de trabajo se sientas más a gusto, cómodos y sin presión al hacer algo que les gusta y los hace sentirse bien.

Actividades deportivas: aquí en España por ejemplo,  organizar partidos de futbol luego del trabajo atrae a la mayoría de la población masculina de las empresas. Así también, carreras promocionadas por la empresa mientras se promueve el espíritu de trabajo. Los empleados ven una oportunidad para hacer algo diferente que beneficia a la salud y se les puede ofrecer además, la opción de terminar de trabajar temprano un día si deciden unirse  a algún evento.

Solucionar problemas laborales

Muchas veces nuestros  clientes nos invitan a sus empresas a dar charlas o clases sobre diferentes tópicos y notamos que hay un tema recurrente. Sin importar el tipo de empresa o la cantidad de empleado que haya, siempre nos preguntas, como solucionar los conflictos de la mejor manera. Tratando de que todos se sientan escuchado y tenidos en cuenta y sin generar descontentos ni subgrupos. No es tarea sencilla, y mucho menos la responsabilidad que asume el mediador, por lo general es el personal de RRHH el encargado de solucionar esto. Sin embargo, se puede solucionar desde el comienzo para evitar que crezca y genere más inconvenientes.

He aquí algunos métodos y pasos a seguir, recordemos que es indispensable recordar que somos profesionales y nos encontramos en un  área de trabajo.

• Ante todo, mantener la calma. La emociones suelen jugar en contra pero es importante respirar profundo, contar hasta diez, para ordenar los pensamientos y mantener el buen trato.
• Tener siempre objetivos claros. A veces es preferible no involucrase.
• Estar dispuesto a ceder. No se trata de ver quien tiene más razón, para lograr ganar; es importante saber que no debe ser cuestión orgullo y que hay que estar dispuesto a ceder.
• Aprender a escuchar. Todos tenemos el derecho a expresarnos, y a la vez saber escuchar.
• Evitar que se torne en un tema personal. Hay que saber separar los ambientes y mantener lo personal fuera del trabajo.